Czym zajmują się agencje eventowe?

Czy szeroko rozumiana organizacja imprez może być dzisiaj dobrym pomysłem na świetnie prosperujący biznes? Z pewnością tak. Świadczą o tym powstające jak grzyby po deszczu różnego rodzaju agencje eventowe, czyli firmy, których głównym zadaniem jest organizowanie wydarzeń dla klientów, zarówno firm, jak i osób indywidualnych. W Polsce jest ich ponad 2000. To mówi samo za siebie.

Co wchodzi w zakres obowiązków agencji eventowej?

Agencja eventowa ma bardzo szerokie pole do działania. Organizacja imprez to dosyć enigmatyczne stwierdzenie. Impreza przecież nie jedno ma imię. Agencja eventowa może, zatem zorganizować tradycyjne przyjęcia oraz imprezy np. firmowe przyjęcie gwiazdkowe czy wesele, ale zajmie się także organizacją koncertu czy festiwalu. Zakres działalności agencji obejmuje również różnego rodzaju spotkania, prezentacje produktów oraz szkolenia. Coraz bardziej popularne są firmowe wyjazdy integracyjne, motywacyjne czy szkoleniowe. Ich organizację można zlecić właśnie agencji eventowej.

Do zadań agencji należy kompleksowe przygotowanie danego wydarzenia. Dotyczy to zarówno jego wcześniejszego zaplanowania, zorganizowania, jak i przeprowadzenie odpowiednich działań marketingowych. Wyobraźmy sobie, że organizujemy koncert z udziałem kilku znaczących gwiazd. Wszystko zostało dokładnie zaplanowane i dopięte na ostatni guzik. Zabrakło jednak właściwej promocji wydarzenia. W efekcie okazuje się ono kompletną klapą, gdyż przyciągnęło zaledwie garstkę ludzi, którzy dowiedzieli się o nim zupełnym przypadkiem.

Do działań agencji można zaliczyć również wszelkie kampanie typu door-to-door oraz merchendising i kampanie terenowe. Popularną usługą jest też wynajmowanie pracowników np. hostess na inne imprezy. Agencja może także dostarczyć potrzebny sprzęt sceniczny. Jej oferta może być, zatem bardzo szeroka.

Z czego wynika popularność agencji eventowych?

Skorzystanie z usług profesjonalnej agencji eventowej daje pewność, że zostanie dopilnowany każdy najdrobniejszy szczegół imprezy. Klienci nie muszą zaprzątać sobie głowy organizacją danego wydarzenia. Mogą skupić się na tym, co rzeczywiście jest najważniejsze. Agencje pozwalają również na ogromną oszczędność czasu. Przy organizacji imprez na dużą skalę zaplanowanie i zorganizowanie wszystkich elementów wydarzenia może pochłaniać ogromną ilość czasu. Dużo wygodniej jest zrzucić te zadania na barki kogoś innego zwłaszcza, gdy mamy do czynienia z profesjonalistami, którzy znają ten fach od podszewki.